Систематизация бизнес-процессов в малом бизнесе

Систематизация бизнес-процессовОдним из крайне необходимых инструментов для перестройки своего бизнеса на антикризисные рельсы считается систематизация бизнес-процессов (БП).  БП – цепочка действий, людей и отделов компании, приводящая к получению какого-то запланированного результата и дополнительной ценности. 

Чтобы понять, что это такое, проведу аналогию с процессом производственным. Допустим, с конвейером любимого Автоваза. На входе в процесс имеется куча деталей, которые, проходя через разные части конвейера, постепенно превращаются в автомобиль.

Отделы, через которые проходит изделие, совершенно разные. Начиная с конструкторского (предоставляющего чертежи), отдела снабжения (детали), сборочного производства, контроля качества и т.д. У всех отделов свои руководители, штат, задачи и, обязательно, свои «тараканы» в голове.

Но, вне зависимости от этого, всем им нужно получить один готовый продукт – желтую красавицу Ладу-Калину.

При функциональном (или структурном) построении бизнеса каждый отдел думает только о своих задачах, которые не всегда напрямую способствуют оптимальному созданию готового продукта. Руководитель каждого отдела отстаивает интересы своего подразделения, конфликтует с коллегами и стремится быть лучше других любыми способами. Часто в ущерб остальным частям цепочки.

Отсюда, во-первых, появляется ситуации типа «мы – они», когда продажи воюют с производством, а офис с «полями». А, во-вторых, получение самого результата не происходит максимально эффективным способом без потерь и лишних действий.

Систематизация бизнес-процессов, когда у каждого БП есть свой «владелец» (или ответственный), подразумевает четко прописанный переход действий по цепочке процесса и подчиненность руководителей отделов внутри этого процесса его «владельцу».

Какие бывают процессы?

Процессы бывают основные, обслуживающие, управленческие и процессы развития.

Сказать, что из них важнее, сложно, все они необходимы и их значение может меняться с течением времени. Однако, нужно заметить, что главные бизнес-процессы те, за которые клиенты несут вам свои деньги. Эти процессы обычно не отдают на аутсорсинг, в них вкладываются основные ресурсы и они в последнюю очередь секвестрируются в условиях кризиса

Кстати, ошибаются те, кто считает главным процессом производство товара или услуг. В этот момент деньги тратятся (покупается сырье, платится зарплата и т.д.). Так что, основной бизнес процесс – это всегда (ну, чаще всего) продажа.

Странно да?

Вовсе нет. Есть бизнесы, состоящие только из продажи. Дропшиппинг, например. Кто не слышал, тому обязательно поможет всемогущий Гугл.

Теперь перечислим основные БП для малого бизнеса. Опять же, их порядок только примерно отражает их важность и может отличаться от бизнеса к бизнесу.

  • Удержание клиентов
  • Привлечение клиентов
  • Прием заказа
  • Обслуживание заказа
  • Управление качеством
  • Набор персонала
  • Обучение персонала
  • Контроль персонала
  • Бухгалтерское обслуживание
  • Производство в широком смысле (закуп товара в малом бизнесе или стоматолог, чинящий зуб – это производство)

С чего начать?

Систематизация БП, как и любое дело начинается с постановки целей. А она в свою очередь отталкивается от ключевых показателей компании, ожиданий владельцев, бенчмаркинга и тенденций рынка. Этот этап работы с БП отвечает на вопрос Куда идем?

Прежде чем начинать перестройку в компании на процессный подход, эти процессы нужно представлять в том виде, в котором они существуют. Если мы не знаем, в каком месте находимся, нам сложно понимать, в какую сторону двигаться. Для этого существует процедура описания выделенных бизнес-процессов в виде «как есть», после которой мы получаем ответ на вопрос Откуда идем?

Для этого используются программные продукты MS Visio, MindManager или реально крутой и удобный инструмент BizAgi Process Modeler. Для людей далеких от компьютерных технологий используются листы флипчарта, которые потом стоит поместить в нужном порядке на самую большую стену офиса.

Только все же поверьте, со этими схемами еще придется работать и хорошо бы иметь при себе, поэтому, начните осваивать передовые технологии. Да и стены большой может не оказаться.

И вот, выбрав инструмент, начинаем графически изображать весь ход исследуемого процесса. Тут три ключевых момента

  1. Сделайте это именно в графическом виде. Если сделать это в виде описания или маркированного списка, работать будет значительно сложнее. Используя графику, вы задействуете весь мозг, в том числе подсознание.
  2. Сделайте схему максимально детальной. Чем на более мелкие подпроцессы вы разложите основную цепочку, тем эффективнее будет анализ и последующее изменение.
  3. Описывая процесс, будьте около происходящего. Совсем плохо, если вы возьмете описание из существующих документов (регламентов, инструкций и т.д.). Там написано, как надо, а не как есть. Чуть лучше будет выглядеть описание, сделанное менеджером Васей, который выполняет действия внутри процесса. Он приукрасит и ход действия и затраченное время в свою пользу. Еще эффективнее описывать наблюдая все самому. Но в присутствии руководителя все будут стараться соответствовать написанным инструкциям. Самый оптимальный способ – использование стороннего специалиста, знакомого с технологиями этого метода. Как пример – тайный покупатель.

В результате этих действий должна получиться примерно такая картинка, на которой изображен простенький процесс заказа товара.

Систематизация бизнес-процесса

Карта бизнес-процесса

 

И вот, поставив цели и нарисовав текущую картину, можно приступать к работе над изменениями, чтобы уже ответить на вопрос Как идем?

Об этом обязательно поговорим позже.

Нужна ли систематизация бизнес-процессов малому бизнесу?

Возникает вопрос, какое отношение это имеет лично к вам, то есть предпринимателям.

Ну, для начала, малым бизнесом считается предприятие до 400 млн. оборота. А это уже может подразумевать отделы и подразделения.

Во-вторых, такой бизнес-процесс, как обслуживание клиента, существует даже в самом малом бизнесе. И, если, у него нет ответственного, то он и осуществляется соответствующим образом.

В-третьих, плох тот бизнесмен, который не мечтает подрасти.

Ну и, наконец, седьмым атикризисным инструментом, о которых я писал ранее, должен стать принцип непрерывного улучшения, который как раз и подразумевает постоянную работу над всем, что нас окружает.

Даже, если ты пока очень «маленький».

 



Материал оказался полезным для Вас?

Поделитесь с друзьями и коллегами, нажав ниже на кнопки ваших любимых социальных сетей


Все эти и близкие им темы я подробно разбираю в материалах сайта


А еще подписывайтесь на рассылки, пользуйтесь услугами и увеличивайте свой бизнес в разы!

PS. все, кому интересно и не лень, могут использовать мои статьи с указанием автора и ссылки на публикацию;

Короткая ссылка: http://www.trainingbest.ru/?p=3747
Наверх